Polityka Prywatności – Pewny Głos

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez firmę Pewny Głos z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Pewny Głos”, „my”, „nas”, „nasz”), w związku z oferowaniem usług z zakresu publicznych wystąpień oraz powiązanych szkoleń i konsultacji.

2. Administrator danych Administratorem danych osobowych jest Pewny Głos działający na terenie Polski. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można skontaktować się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej lub tradycyjnej, zgodnie z danymi kontaktowymi wskazanymi na naszej stronie internetowej lub w materiałach informacyjnych.

3. Zakres przetwarzanych danych W zależności od charakteru współpracy oraz sposobu kontaktu z nami, możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

   • dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, stanowisko służbowe, nazwa reprezentowanej organizacji,
   • dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny,
   • dane związane ze świadczeniem usług: informacje o zamówionych usługach, terminach spotkań, szkoleniach i wydarzeniach, informacje rozliczeniowe (np. dane do faktury),
   • dane związane z komunikacją: treść korespondencji e‑mail, wiadomości przesyłanych za pomocą formularzy kontaktowych i komunikatorów,
   • dane związane z udziałem w wydarzeniach: listy obecności, nagrania audio‑wideo (jeżeli wydarzenie jest utrwalane), wizerunek,
   • dane techniczne i eksploatacyjne: adres IP, identyfikatory urządzeń, dane o aktywności na stronie (pliki cookies i podobne technologie), jeżeli korzystasz z naszych serwisów internetowych.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji jasno określonych celów i na podstawie odpowiednich przepisów prawa, w szczególności Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz krajowych przepisów o ochronie danych osobowych. Dane możemy przetwarzać w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

4.1. Realizacja umowy lub działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

• świadczenie usług z zakresu publicznych wystąpień, szkoleń, konsultacji i innych usług powiązanych,
• obsługa zgłoszeń na wydarzenia, rejestracja uczestników, organizacja i realizacja szkoleń, kursów, warsztatów i wystąpień,
• przygotowanie i przedstawienie oferty, prowadzenie negocjacji, wypełnienie zamówienia.

4.2. Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

• wystawianie i przechowywanie dokumentacji księgowej i podatkowej,
• prowadzenie ewidencji i innych czynności wymaganych przez przepisy prawa, w szczególności podatkowego i rachunkowego,
• rozpatrywanie reklamacji w zakresie wymaganym przez prawo.

4.3. Uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• prowadzenie bieżącej komunikacji z klientami i partnerami,
• dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, zabezpieczenie i dochodzenie należności,
• zapewnienie bezpieczeństwa osób oraz mienia, a także bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych,
• prowadzenie analiz statystycznych, raportowania i ulepszania jakości usług,
• marketing bezpośredni własnych usług (z zastrzeżeniem, iż w przypadku kanałów wymagających zgody, np. e‑mail marketing, podstawą może być również Twoja zgoda).

4.4. Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

• przesyłanie newslettera oraz informacji marketingowych drogą elektroniczną lub telefoniczną,
• utrwalanie i publikacja wizerunku (np. na stronie internetowej, w mediach społecznościowych, materiałach promocyjnych) w trakcie wydarzeń,
• inne cele jednoznacznie wskazane przy zbieraniu zgody.

Udzieloną zgodę możesz w każdej chwili wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5. Źródła danych Twoje dane osobowe pozyskujemy w szczególności:

   • bezpośrednio od Ciebie (np. podczas zapisu na wydarzenie, rejestracji na szkolenie, poprzez formularze kontaktowe, e‑mail, rozmowę telefoniczną lub bezpośredni kontakt),
   • od podmiotów, które Cię delegują do udziału w naszych wydarzeniach (np. pracodawca, organizacja wysyłająca), w zakresie niezbędnym do rejestracji i świadczenia usług,
   • z ogólnie dostępnych źródeł (np. oficjalne strony internetowe organizacji, publiczne rejestry) – wyłącznie w zakresie dozwolonym przez prawo.

6. Odbiorcy danych osobowych W związku z realizacją wskazanych wyżej celów Twoje dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

   • podmiotom współpracującym z nami przy organizacji szkoleń, wydarzeń oraz usług z zakresu publicznych wystąpień (np. trenerzy, konsultanci, podwykonawcy),
   • dostawcom usług IT, hostingu, systemów komunikacji, platform szkoleniowych online, systemów płatności i innych narzędzi wykorzystywanych do świadczenia usług i obsługi klientów,
   • biurom rachunkowym, doradcom prawnym, podatkowym i innym podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi doradcze,
   • operatorom płatności oraz bankom, w zakresie niezbędnym do realizacji rozliczeń finansowych,
   • organom publicznym i innym instytucjom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. sądom, organom ścigania, organom administracji), jeżeli wystąpią z żądaniem opartym na odpowiedniej podstawie prawnej.

W każdym przypadku dbamy o to, aby zakres przekazywanych danych był ograniczony do niezbędnego minimum, a odbiorcy gwarantowali stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych chroniących dane.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy Co do zasady staramy się przetwarzać dane osobowe wyłącznie na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach będziemy przekazywać dane do państw trzecich (poza EOG), nastąpi to jedynie w przypadku zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych, w szczególności poprzez:

   • decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony,
   • stosowanie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską,
   • inne odpowiednie zabezpieczenia przewidziane przez przepisy RODO.

8. Okres przechowywania danych Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których dane zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany lub dozwolony przez przepisy prawa, w tym:

   • przez czas trwania umowy oraz okres niezbędny do dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami wynikającymi z tej umowy,
   • przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego w zakresie dokumentacji księgowej i podatkowej,
   • dane przetwarzane na podstawie zgody – do chwili jej wycofania lub osiągnięcia celu, dla którego została wyrażona, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego okresu przechowywania,
   • dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu – do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu, chyba że istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do dalszego przetwarzania. Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane, anonimizowane lub przechowywane w formie zarchiwizowanej w zakresie wymaganym przez przepisy prawa.

9. Prawa osób, których dane dotyczą Zgodnie z obowiązującymi przepisami przysługują Ci następujące prawa związane z przetwarzaniem Twoich danych osobowych:

   • prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy Twoje dane oraz otrzymania ich kopii,
   • prawo sprostowania danych – poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych,
   • prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO,
   • prawo ograniczenia przetwarzania – w sytuacjach określonych w przepisach (np. gdy kwestionujesz prawidłowość danych),
   • prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany,
   • prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na naszym uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego,
   • prawo do wycofania zgody – w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
   • prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – w Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu skorzystania z powyższych praw możesz skontaktować się z nami za pomocą danych wskazanych na naszej stronie internetowej lub w materiałach informacyjnych.

10. Pliki cookies i podobne technologie Podczas korzystania z naszej strony internetowej możemy stosować pliki cookies oraz podobne technologie służące do:
    • zapewnienia prawidłowego działania serwisu oraz dostosowania go do Twoich ustawień,
    • analizowania ruchu w serwisie i prowadzenia statystyk,
    • zapamiętywania wybranych ustawień (np. język interfejsu),
    • prowadzenia działań marketingowych w granicach dozwolonych prawem.

W ustawieniach przeglądarki możesz samodzielnie zarządzać plikami cookies, w tym je blokować lub usuwać. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcje strony.

11. Bezpieczeństwo danych Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych, w tym:

    • środki ochrony dostępu do systemów i urządzeń (hasła, uwierzytelnianie),
    • szyfrowanie wybranych połączeń i nośników danych,
    • ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych i przeszkolonych w zakresie ochrony danych,
    • regularne aktualizacje oprogramowania oraz nadzór nad systemami IT,
    • stosowanie procedur postępowania na wypadek naruszenia ochrony danych.

12. Przetwarzanie danych dzieci Nasze usługi z zakresu publicznych wystąpień i szkoleń co do zasady są skierowane do osób pełnoletnich. Jeżeli wyjątkowo przetwarzamy dane osób małoletnich (np. w ramach określonych projektów edukacyjnych), odbywa się to zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z uwzględnieniem wymogu uzyskania zgody rodzica lub opiekuna prawnego, jeśli jest to wymagane.

13. Zmiany Polityki Prywatności Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana w celu dostosowania do zmian w przepisach prawa, wytycznych organów nadzorczych lub zmian w naszych procesach przetwarzania danych. O istotnych zmianach będziemy informować w odpowiedni sposób, w szczególności poprzez publikację zaktualizowanej wersji Polityki na naszej stronie internetowej.

14. Dane kontaktowe W sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO lub zapytań związanych z niniejszą Polityką Prywatności skontaktuj się z nami za pośrednictwem danych kontaktowych podanych w serwisach i materiałach firmowych Pewny Głos.

Niniejsza Polityka Prywatności ma zastosowanie do wszystkich usług świadczonych przez Pewny Głos na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w szczególności w obszarze publicznych wystąpień, szkoleń i powiązanych działań doradczych.